Qu'est-ce qu'une caisse enregistreuse certifiée ?

Si vous êtes commerçant, vous devez déjà avoir entendu parler de laloi de Finance n°2015-1785du 29 décembre 2015, entrée en vigueur le 1er janvier 2018. Celle-ci vous oblige d’avoir un logiciel de caisse certifié. Alors, qui est réellement concerné par cette réglementation ? Quelles sontles obligations légales pour les professionnels ? 

Cette loi est apparue en réponse à de nombreuses fraudes à la TVA et de blanchiment d’argent possible du fait des caisses enregistreuses dites “permissives”. L’État estime ses pertes à environ 17 milliards d’euros. L’article 88 de la loi de Finance oblige donc l’utilisation d’une caisse enregistreuse certifiée afin de limiter les fraudes. D’après le texte de loi, “un logiciel de caisse certifié répond aux conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données”. Ces conditions sont strictes et empêchent ainsi toutes manipulations frauduleuses sur une caisse enregistreuse, telles que l’effacement de données ou la réimpression de ticket falsifié.

 

Quels sont les risques encourus ? 

Lors d’un contrôle fiscal, le professionnel doit être en mesure de présenter un certificat ou une attestation de conformité à la loi, autrement il encourt une amende à hauteur de 7 500€ et doit dans un délai de 60 jours se mettre en conformité avec la réglementation au risque de devoir supporter une deuxième amende.

 

Qui est concerné ?

Tous les commerçants ou professionnels assujettis à la TVA, tous secteurs d’activités confondus, sont directement concernés. Attention cependant, cette loi n’oblige pas les professionnels n’ayant pas de système ou de logiciel de caisse à s’en procurer un. En revanche, elle oblige les commerçants déjà équipés à obtenir un certificat ou une attestation individuelle de conformité.

Quelques exceptions sont cependant prévues pour :

  • Les professionnels traitant directement et strictement auprès d’autres professionnels; 

  • Les professionnels totalement exonérés de TVA;

  • Les professionnels n’utilisant initialement aucune caisse enregistreuse;

  • Les professionnels qui bénéficient de la franchise en base de TVA, comme les micro-entrepreneurs par exemple;

  • Les professionnels concernés par le régime de remboursement forfaitaire de TVA agricole;

  • Les entreprises dont l'ensemble des paiements est réalisé grâce à un établissement de crédit.

 

Comment savoir si sa caisse enregistreuse est certifiée ? 

Si vous ne savez pas si votre caisse enregistreuse est certifiée, il vous suffit de demander auprès de votre fournisseur un certificat de conformité, ou de contacter un organisme accrédité pour obtenir la certification de votre caisse.Pour les logiciels multifonctions (caisse, comptabilité, gestion) seule la fonction de caisse enregistreuse exige cette certification.

Il est de la responsabilité de chaque professionnel de demander à son fournisseur le certificat de conformité, car celui-ci ne le délivre pas automatiquement.

En cas de contrôle, le professionnel doit prouver la conformité de son logiciel de caisse grâce à l’une de ses trois certifications reconnues par l’administration française :

  • L’auto-attestation individuelle délivrée par l’éditeur : cette attestation est fournie par l’éditeur du logiciel de caisse qui certifie des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données. 

  • La certification NF525 : cette certification NF525 peut être demandée par l’éditeur du logiciel de caisse auprès de l’AFNOR (Association Française de Normalisation) qui est un organisme accrédité.L’obtention de cette certification répond à des normes très strictes qui garantissent la conformité de la caisse enregistreuse. 

  • La certification LNE : le laboratoire de métrologie et d’Essais (LNE) est lui aussi un organisme accrédité qui certifie la conformité du système de caisse. Cette certification n’est pas obligatoire, mais complète ou remplace l’attestation délivrée par l’éditeur.

Chaque document de certification (papier ou numérique) doit être individuel, c’est-à-dire au nom de l’entreprise et doit être unique. Si vous avez plusieurs logiciels de caisse, vous devez avoir une certification pour chacun d’entre eux. 

Les mentions obligatoires qui doivent apparaître sont les suivantes : 

  • Le nom et la référence précise du logiciel;

  • La date d'acquisition du logiciel;

  • La mention spécifiant que le logiciel respecte les conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage. 

Vous voilà maintenant informés sur la loi concernant les caisses enregistreuses, les manières d’obtenir un certificat ou une attestation de conformité ainsi que sur les risques encourus.

Si vous n’êtes pas concerné en tant que commerçant, car vous n’avez pas (encore) de caisse enregistreuse ou même de logiciel de caisse, nous vous rappelons à quel point il est avantageux pour vous et votre activité d’en acquérir un ! À titre d’exemple, votre logiciel de caisse peut vous permettre de gérer votre programme de fidélité, si celui-ci est intégré dedans.

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